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OA系统如何在百花丛中选型【beat365亚洲官方网站

2019-11-19 23:59

企业用户在OA办公系统的选型中需要关注OA系统的扩展性,也许你对于OA系统的扩展性没有一个概念,但是以下的情况你或许已经经历过。

OA系统如何在百花丛中选型

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随着经济的发展,如何在告诉发展的信息时代中选型,面对琳琅满目的商品又如何选型,又如何从百万OA系统里面选择适合自己的OA系统产品呢?

在实施和推广OA系统的时候可能会遇到这样的情况,当OA使用用户提出功能调整哪怕是较小的调整,OA软件厂商都会回复很难实现,或者是要求增加相关的费用,但功能调整的周期也比较长,更为糟糕的是在调整之后系统原有的功能出现新的错误,导致系统运行的不稳定。

结合十几年来服务成千上万的客户的经验,提出了在OA系统选型时需要关注的五点:

此时,你会惊呼OA系统真的不好用,给企业带来不了什么价值、可有可无,这种情况不仅会严重影响OA办公系统在企业的应用效果,用户满意度非常低,而且会严重戳伤企业信息化的信心和决心。

1、注重本质

在OA办公系统选型的过程中,一般会对OA软件产品从多个方面进行综合评估,主要包括OA办公系统的功能、产品价格和服务成本、系统的安全性、性能、稳定性,系统是否简单易用和维护方便,以及OA软件厂商能否提供良好的技术支持和服务等。但企业OA系统的扩展性及二次开发能力往往被忽略,对于IT技术力量不足的企业来说,很难鉴别系统的扩展性和二次开发能力,他们只有在系统运行和使用一段时间后,特别是用户有了新的需求或需要进行功能调整与完善时,才能体现出其重要性。

选型小组的负责人要深刻认识到OA系统是全员信息化,其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革,在选型过程中,可能涉及到较多的部门,在未来的应用推广过程中,一定是一把手工程,因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

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OA系统的本质是流程与知识、门户管理,其中流程是其核心本质。而OA系统项目的成败本质与其他管理软件一样,都在于产品,再好的品牌和顾问,如果产品缺乏竞争力,实施的效果也大打折扣。

关注OA办公系统扩展性的必要性

2、核心价值

1、OA办公系统的功能完善、定制开发需要有良好的扩展性和二次开发的OA软件产品作保障。

OA系统的应用范畴涉及到所有知识性员工,是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用,提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率,成为OA系统的核心价值定位,如果以通用性和经常性两个纬度对OA系统的功能进行筛选的话,OA系统的核心应用是:流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,而其余的模块带来20%的价值。

2、OA办公系统的维护和服务离不开系统良好的扩展性,单纯靠“热情”但付出的代价非常高,OA软件公司和企业用户都难以承受,而降低OA系统维护和服务的成本、提升服务的效率和质量,企业OA系统的扩展性和灵活性具有举足轻重的地位。

因此抓大放小,重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择

3、OA办公系统的深入、持续、长久的应用,离不开功能的扩展和完善,甚至是功能大的新增和调整,而OA系统的良好的扩展性和二次开发能力让这一切变得更加简单,关注企业OA系统的扩展性就是关注OA系统的长远应用。

3、厂家态度

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OA系统是涉及到全员使用的管理软件,因此采购OA系统与采购财务软件、硬件设备不同,不是简单的、一次性的买卖交易,而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务,在这个过程中,需要持续不断的与厂商互动,来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。

OA办公系统的扩展性主要与开发平台、系统设计和技术架构等密切相关,可以说是OA系统的生命力和灵魂之所在,这方面也充分体现了OA软件公司的技术实力、系统设计与系统架构的能力。一些看似功能齐全但严重过缺乏扩展性的OA办公系统,在实际的应用特别是深入的应用中效果不是很好。

在持续出现的、纷繁复杂的问题面前,客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员,是无法调动整个组织进行资源协调和支持的,因此选择产品的同时,也要重点考察OA系统厂商的态度,判断他们是否重视你,选择一个爱你的人,远比选择一个你爱的人重要。

很多的OA厂商为了宣传其功能强大,将许多的功能“堆积”在一起,这些功能表面上看似“还可以”,随着深入的使用问题层出不穷,而由于OA系统缺乏良好的扩展性无法调整和完善,OA办公系统在企业内部不能够得到深入的应用,提升办公效率和企业管理都成了空谈,而这一切都和系统的灵活性和扩展性有着紧密的联系。

而管理软件领域内,众所周知的潜规则是:领导只参与和出席公司认为重要的项目选型,领导的级别越好,说明对你越重视,也意味着过程中遇到问题后,资源协调到位的可能性越大。

企业的发展与管理离不开信息化,很多企业的信息化都会选择从OA信息化开始。一个成熟先进的OA办公系统不仅仅是功能强大,更为重要是需要有良好的扩展性,能够满足后续企业变化的需求、深入和长久的应用,可以确保系统维护与服务的质量,同时能够灵活的适应不同行业和不同企业管理模式的需求。海宇勇创OA系统

4、成本掌控

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